Mudanzas de oficinas: 4 tips para ahorrar tiempo y dinero

Debido a los grandes cambios que implican, las mudanzas son a menudo asociadas a todo tipo de molestias. La ruptura demasiado abrupta de la rutina que implican, unida al miedo a que se produzcan ciertos percances, fomenta que sean consideradas excesivamente estresantes por muchos.

Como es de esperar, cualquier preocupación al respecto se multiplica para aquellos casos que pueden afectar al rendimiento de un negocio. Algunas empresas, como Mudanzas Flippers, disponen de servicios especializados en este tipo de traslados.

Conscientes del sacrificio de tiempo y productividad que trae consigo una mudanza, este tipo de servicio busca, precisamente, la mejor forma de realizar este proceso de manera eficiente y en el menor tiempo posible.

Pensado para las necesidades de tu negocio

Nuestra vivienda y nuestro lugar de trabajo son espacios muy importantes en nuestras vidas. No obstante, entendemos que son, en gran cantidad de aspectos, lugares muy diferentes. Esto condiciona la forma en la que debe llevarse a cabo toda actividad en cada una de ellas.

Comprar electrodomésticos o artículos de papelería nunca será igual si su finalidad es darles un uso profesional en lugar de uno doméstico. De la misma forma, las mudanzas de oficinas son completamente distintas a las que se llevan a cabo entre viviendas.

En los negocios parar la actividad es perder dinero. La planificación, por tanto, es de vital importancia para poder volver al mismo ritmo de trabajo de siempre cuanto antes.

Por suerte, trasladarse de forma rápida y evitando contratiempos es fácil si se toman las medidas acertadas.

Cómo organizar la mudanza de una oficina

1. Empezar a planear el traslado con meses de antelación

No importa si estamos hablando de mudanzas en Madrid, entre diferentes ciudades o a otros países; adelantar los preparativos varios meses antes evitará los problemas de última hora y hará el proceso mucho más rápido.

Colaboración y diálogo

Hay muchos asuntos que deben tratarse antes de establecer el plan final de traslado, y es importante involucrar a todos los empleados, ya que serán una parte indispensable de este proceso. Por ello, las reuniones pueden ser una buena herramienta de toma de decisiones.

Algunas de la preguntas a las que se debe dar respuesta son:

¿Todo lo que hay en la oficina estará presente en la nueva?

¿Hay espacio suficiente para todo lo que se pretende trasladar?

¿Qué cosas serán realmente necesarias y cuáles no en la nueva oficina?

¿Cómo será la distribución de la nueva oficina?

Hacerse con un plano del futuro emplazamiento o visitarlo será de gran ayuda en este punto.

Por otro lado, es una oportunidad inmejorable de corregir algunos aspectos de la distribución y el diseño de la oficina que podrían ser más adecuados para mejorar la productividad y el ambiente de trabajo.

Empezar con lo que no vaya a ser usado

Una vez se ha decidido qué va a trasladarse y qué no a la nueva localización, será fácil decidir lo que hay que eliminar antes de moverse al nuevo emplazamiento.

Algunas partes, como registros antiguos o equipos y mobiliario supletorio pueden empezar a empaquetarse, desmontarse y retirarse. Reducir el espacio de trabajo a lo indispensable poco a poco, durante los meses previos, amortiguará el impacto del cambio y agilizará la mudanza.

También será de gran ayuda empezar a realizar un inventario.

2. Buscar una empresa de mudanzas que se ajuste a las necesidades del negocio

No todos los traslados son iguales ni todas las empresas ofrecen los mismos servicios.

Algunas situaciones, como traslados internacionales, mudanzas de laboratorios o aquellas que impliquen mover equipos delicados, requieren un tratamiento muy específico y profesionales con experiencia en este tipo de trabajos.

3. Contratar un seguro de responsabilidad civil

Unos profesionales competentes evitarán, en la gran mayoría de los casos, cualquier daño que puedan sufrir personas y bienes materiales. Sin embargo, siempre existe la posibilidad de que se produzcan accidentes.

Por ello, contratar un seguro de responsabilidad civil es una condición indispensable para cubrir cualquier contratiempo que se pueda dar. Muchas empresas, además, ofrecen seguros especialmente pensados para cada tipo de mudanza que puedan llevar a cabo.

4. Actualizar, revisar y avisar

Es importante recordar que, si no se hacen las cosas correctamente, no solo pueden perderse equipos o documentos importantes, sino también clientes, tanto antiguos como potenciales.

Revisar y actualizar la dirección de contacto en el sitio web de la empresa, en directorios y en otros medios de difusión, es muy importante y lo más conveniente es no dejarlo para el último momento.

También es una buena oportunidad para reconectar con antiguos clientes, haciéndoles llegar comunicaciones sobre la nueva ubicación de la oficina. La vía más adecuada para hacerlo dependerá del perfil del cliente habitual de la empresa.

Si se han seguido bien todos estos pasos, es seguro que el impacto de la mudanza será positivo tanto para el negocio, como para sus clientes y sus empleados.