Procesos de recursos humanos para automatizar hoy

Hoy en día, el concepto automatizar tiene un significado más profundo debido a las nuevas tecnologías. Gracias a ellas, es posible mejorar el rendimiento de los procesos en diferentes áreas de cualquier organización empresarial e industrial. Concretamente, en el departamento de RR.HH., automatizar permite liberar a los empleados de la realización de tareas manuales, repetitivas, aburridas y proclives a errores, de manera que pueden centrarse en trabajos más complejos y que tengan un mayor impacto en el rendimiento y productividad de la empresa, como puede ser la toma de decisiones o la elaboración y planificación de estrategias.

Entre las actividades habituales del departamento de recursos humanos se encuentra el reclutamiento, la motivación y la cualificación de la plantilla, así como la creación de una cultura corporativa y colaborativa. En caso de que algunos de estos procesos no se estén llevando a cabo, quiere decir que no se cuenta con un sistema eficiente para gestionarlos, lo que lleva inevitablemente al caos en este departamento. Es aquí donde entra en juego un HRMS.

Qué es en un HRMS

El HRMS o Human Resources Management System (Sistema de Administración de Recursos Humanos) es una solución digital que busca sacarle el máximo partido a las operaciones administrativas de las empresas en relación a su capital humano. A medida que las organizaciones empresariales van creciendo, se hace esencial contar con herramientas para facilitar la gestión de personal y alcanzar una mayor eficiencia y, por tanto, productividad.

De este modo, su función es la de ayudar a que las empresas gestionen y automaticen sus procesos centrales de RR. HH., tales como almacenamiento de datos, la administración de beneficios, los horarios y la asistencia, y las nóminas. Asimismo, un sistema de gestión de talento también incorpora otras funciones, como la selección de personal, la gestión de desempeño, la capacitación y el entrenamiento, la planificación de objetivos y las compensaciones, entre otros.

Ventajas de contar con un HRMS

Entre los beneficios de un HRMS y la digitalización del departamento de RR. HH., se encuentran los siguientes que se presentan a continuación.

Automatización de las tareas mecánicas de RR. HH.

Las tareas administrativas y el papeleo requieren de mucho tiempo por parte de los miembros del personal que trabaja en este departamento, de manera que no pueden llegar a otras labores más estratégicas y que le aportan más valor a la empresa.

La solución pasa por implementar un HRMS e informatizar los procesos internos de esta área. De este modo, se automatizan las tareas más mecánicas, mejorando la productividad y ahorrando hasta un 80% de un tiempo que puede dedicarse a labores más importantes.

Monitorización de KPIs clave para la empresa

Los KPIs, también conocidos como indicadores de calidad, son métricas fundamentales para evaluar la evolución de la empresa. Estas guías van a permitir medir la productividad, el rendimiento, la calidad del trabajo, la atención al cliente…, es decir, las áreas más importantes de cualquier negocio dentro de las labores habituales de los recursos humanos. Un HRMS facilita el seguimiento de los KPIs, mejorando la retención de talento, la consecución de objetivos, reduciendo las tasas de absentismo, entre otros.

Gestión más eficiente de RR. HH.

Una de las principales ventajas del HRMS es que facilita los procesos de recursos humanos de este departamento, como son la recolección de datos, la automatización de los flujos de trabajo, la recogida de información, ofreciendo informes, gráficos y tablas de lo que ocurre en la empresa en todo momento. Esto se traduce en una mejora notable de la eficiencia, así como de los resultados obtenidos.

Área de autogestión para empleados

Otra de las tareas más habituales del departamento de RRHH y que les ocupa una gran cantidad de tiempo es dar respuesta a las preguntas y requerimientos de los empleados en relación a diferentes peticiones, como pueden ser la solicitud de los días de vacaciones, el envío de documentos de baja por enfermedad… Además, a medida que la empresa crece, se hace más difícil atender las dudas de toda la plantilla de forma adecuada.

Los HRMS cuentan con portales para que los empleados puedan ser más autónomos, de manera que se les permite gestionar muchas de estas acciones por sí mismos. De este modo, el software les ofrece a los empleados una herramienta para que puedan resolver sus dudas, llevando a cabo muchas acciones sin tener que pasar por el personal de RRHH.

Mayor protección de la información personal de la empresa y los empelados

Una de las mayores prioridades de cualquier compañía debe ser la protección de la información. En este sentido, un HRMS protege los datos almacenados de ataques informáticos, evitando el acceso de usuarios no autorizados a través del cifrado. Asimismo, un empleado solo puede acceder con sus claves a su información personal, pero no a la del resto de compañeros.

Conclusión

Un HRMS permite automatizar y optimizar los procesos del departamento de recursos humanos, mejorando su eficiencia y productividad. Aunque es beneficioso para cualquier empresa, se convierte en una herramienta indispensable a medida que estas crecen, ya que a mayor volumen de trabajadores, más compleja se vuelve la gestión del personal y más tiempo requiere del departamento de RRHH.