¿Estás haciendo bien tus facturas?
El tejido empresarial español se sostiene principalmente de miles de autónomos y pequeñas y medianas empresas, todas ellas estructuras empresariales o profesionales de una dimensión reducida, muchas veces con un único trabajador, en el que se tiene que dedicar a muchas tareas como es una tan importante como la facturación.
La facturación es desde luego un punto esencial en todo negocio. Todo trabajo acaba en una factura y esta es la que origina el cobro de esos productos y servicios, fundamental para continuar con la actividad empresarial, por ello, realizar una factura correctamente es vital sin errores que demoren el proceso de pago. Por ello es importante evitar una serie de errores.
Consignar correctamente el NIF
Todo inicio de actividad empresarial, comercial o profesional está sujeta a la inscripción en la Agencia Tributaria en la que se consigna a cada persona que la realice, física o jurídica (empresa) su Número de Identificación Fiscal (NIF) que la identifique. Por todo ello es importante que se muestre el NIF en todas las facturas, para identificar que quien realice la transacción está correctamente inscrito.
No obliguemos que toda actividad profesional o empresarial está sujeta a unas obligaciones fiscales, como son el pago del IVA o realizar retenciones al IRPF. Y quien recibe una factura si quiere deducirse el IVA que le han repercutido o aplicar el pago del IRPF debe identificar ese NIF, por eso es tan importante que aparezca y sin ningún tipo de error
Un caso especial es el NIF Intracomunitario. Si vas a realizar operaciones tanto de compra como de venta de forma frecuente con la Unión Europea es importante que lo solicites a la Agencia Tributaria su inclusión en el registro de operador intracomunitario o ROI. Al concedértelo, en el caso de España, antecederás las letra ES a tu NIF. Con esta identificación podrás vender o recibir facturas de otros operadores intracomunitarios sin IVA, con la consiguiente influencia en tu tesorería. Pero si no te identificas correctamente no podrás hacerlo.
¿Qué IVA aplico?
Otro importante punto está incluir correctamente el importe total de la pregunta según el IVA y los tipos aplicados. Actualmente tenemos tres tipos de IVA en España. El general del 21% que se aplica a la mayor parte de productos y servicios, uno reducido del 10% que es el que grava los alimentos en general, trasporte de viajeros y espectáculos entre otros y uno superreducido del 4% que es el que se utiliza para productos de primera necesidad como alimentos y medicamentos y algunas otras excepciones.
Por todo ello es importante que sepamos aplicar siempre correctamente el IVA en nuestras facturas, incluso saber que hay excepciones en los que ni siquiera hace falta incluirlo, no solo en el caso de las operaciones intracomunitarias que hemos señalado anteriormente, también servicios profesionales como los servicios prestados como colaborador periodístico y fotógrafo de periódicos y revistas, de medios impresos y digitales, en cuya factura solo se deberá consignar la retención al IRPF.
Cómo hacer una factura correctamente
Estos son solo dos ejemplos, pero existen muchas más casuísticas. En todo caso, contar con un programa para hacer facturas evitará todos los errores a la vez que mejorará enormemente la gestión del día a día de empresas y autónomos.
Así, por ejemplo, contar con tareas automáticas cuando hay una facturación recurrente te ahorrará mucho tiempo, como lo es también gestionar de forma más eficiente los cobros de tus facturas por diferentes modos de pago, realizar remesas o incluso abonos si tienes que retroceder alguna factura.
En definitiva, gestionar de forma más eficiente tus facturas no solo evitas fallos y ahorras tiempo, que puedes dedicar a otras tareas, también te permite conseguir que tu gestión de tesorería sea más eficiente y con ello el funcionamiento en general de cualquier negocio.
