Facturación para autónomos: Modelos y fechas clave

La facturación es uno de esos temas que, si eres autónomo en España, vas a tener que dominar sí o sí. No se trata solo de emitir facturas para cobrar por tu trabajo, sino de cumplir con las obligaciones legales, declarar correctamente tus ingresos y, sobre todo, evitar sustos con Hacienda.

Para los nuevos autónomos, la palabra “factura” puede sonar más a burocracia que a otra cosa, pero lo cierto es que una buena gestión de facturación es clave para llevar el control de tu negocio y dormir tranquilo. Y sí, al principio puede parecer un lío: distintos modelos, requisitos legales, fechas límite… Pero con una guía clara todo se vuelve mucho más fácil.

En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la facturación como autónomo: los tipos de facturas que puedes emitir, tus obligaciones legales y un calendario con las fechas más importantes relacionadas con los impuestos. Vamos paso a paso.

Obligaciones legales de facturación para autónomos en España

Aunque puede parecer un simple papel (o un PDF), una factura tiene que llevar ciertos datos obligatorios para que sea válida. Estos son los más importantes:

• Número de factura (y que siga un orden lógico).
• Fecha de emisión.
• Tus datos: nombre completo, NIF, dirección.
• Los datos de tu cliente (si es otro profesional o empresa).
• Descripción de lo que has hecho o vendido.
• Importe sin impuestos (la base imponible).
• Tipo de IVA aplicado y la cantidad correspondiente.
• Total final (lo que te tienen que pagar).

¿Cuándo estás obligado a emitir factura?

Siempre que trabajes para empresas o profesionales, tienes que hacer una factura sí o sí. También en ventas a particulares, si estás en determinados sectores o si el cliente te lo pide.

En casos muy concretos, cuando vendes a particulares por importes pequeños, puedes emitir lo que se llama una factura simplificada, que es como un ticket, sin todos los datos del cliente.

¿Y las facturas se guardan para siempre?

No hace falta llegar a tanto, pero por ley debes guardar todas tus facturas (las que emites y las que te hacen a ti) al menos 4 años. Lo puedes hacer en papel o en digital, lo importante es que se puedan consultar fácilmente si alguna vez te las piden.

Modelos de facturación para autónomos: ¿cuál necesito?

No todas las facturas son iguales. Dependiendo del tipo de trabajo y del cliente, puedes usar distintos modelos. Aquí te los presentamos.

Factura ordinaria

Es la de toda la vida. La que usas cuando prestas un servicio o vendes algo a otro autónomo o empresa. Lleva todos los datos que comentamos antes.

Factura simplificada (antes llamado ticket)

La puedes usar cuando vendes directamente a particulares y el importe no pasa de 400 €, o hasta 3.000 € en sectores como hostelería, peluquerías, transporte o parkings.

Es más simple porque no hace falta poner los datos del cliente, aunque sí tiene que tener los básicos: número, fecha, concepto, IVA y total.

Factura rectificativa

¿Te has equivocado en una factura?  ¿Cobraste mal o pusiste mal el nombre del cliente? No pasa nada, se soluciona con una factura rectificativa. Es básicamente una factura que corrige otra anterior. Eso sí, hay que indicar claramente qué factura estás corrigiendo y por qué.

Factura recapitulativa

Si trabajas muchas veces con el mismo cliente (por ejemplo, cada semana), puedes hacer una  factura resumen que incluya todas las operaciones de un periodo. Así ahorras papeleo.

Factura electrónica

Es como una factura normal, pero en formato digital. Hoy en día es muy común, y si trabajas con la Administración Pública, es obligatoria.

Además, usar un sistema de facturación online como el de Holded te puede facilitar mucho la vida: plantillas automáticas, control de pagos, informes... y todo desde tu móvil o el ordenador.

Fechas clave relacionadas con la facturación y los impuestos para autónomos

Aquí viene una de las partes más importantes: las fechas clave para presentar tus impuestos. Cada modelo tiene su propio calendario, y aunque las fechas pueden cambiar ligeramente cada año, estas son las aproximadas para 2025.

Modelo 303 – Declaración trimestral de IVA

Tienes que presentar este modelo cuatro veces al año, uno por trimestre:

• Primer trimestre: hasta el 20 de abril.
• Segundo trimestre: hasta el 20 de julio.
• Tercer trimestre: hasta el 21 de octubre.
• Cuarto trimestre: hasta el 30 de enero del año siguiente.

Modelo 390 – Resumen anual de IVA

Este es el resumen final del IVA de todo el año. Solo se presenta una vez, normalmente hasta el 30 de enero del año siguiente.

Modelo 130 o 131 – Declaración trimestral de IRPF

Este es para pagar tus impuestos sobre los beneficios (tu “sueldo” como autónomo). También se presenta cada trimestre, con las mismas fechas que el Modelo 303.

Ojo: si estás en módulos, el tuyo será el Modelo 131. Si estás en estimación directa, usarás el Modelo 130.

Modelos 111 y 115 – Retenciones

Si contratas a alguien, pagas a otro profesional o alquilas un local, también tienes que declarar las retenciones:

• Modelo 111: retenciones de IRPF por trabajadores y profesionales.
• Modelo 115: retenciones por alquileres.

Ambos se presentan trimestralmente, también en enero, abril, julio y octubre. Y luego, a principios del año siguiente, hay que presentar el  resumen anual (modelo 190 y 180, respectivamente).

Modelo 347 – Declaración de operaciones con terceros

Este modelo es para declarar si has tenido operaciones con un cliente o proveedor por más de 3.005,06 € en total durante el año. Se presenta una vez al año, normalmente en febrero.

Consejos para una facturación eficiente y sin errores

Aquí van algunos consejos prácticos que te pueden ahorrar tiempo (y problemas):

• Usa un software de facturación online:  como Holded, que te permite hacer facturas con plantillas, llevar el control de cobros y presentar impuestos fácilmente.
• Mantén actualizados los datos de tus clientes (nombre, NIF, dirección...).
• Lleva un orden con los números de factura, no saltes ninguno.
• Guarda copia de todas las facturas, por si acaso.
• Revisa bien antes de enviar, sobre todo el IVA y los importes.
• Conoce bien el tipo de IVA  que debes aplicar según tu actividad (no siempre es el 21%).

Conclusión: Simplifica tu facturación y cumple con tus obligaciones

Ser autónomo ya es suficientemente complejo como para encima complicarte con la facturación. Pero con una buena organización y herramientas adecuadas, todo se vuelve más fácil.

Dedicar un rato a entender bien cómo funciona tu facturación te ahorrará mucho tiempo (y dinero) a largo plazo. Y si además usas facturación online, puedes automatizar muchas tareas y centrarte en lo que realmente importa: tu trabajo.

Ánimo, que aunque al principio parezca complicado, al final se vuelve rutina. Y recuerda: no estás solo, todos los autónomos han pasado por esto alguna vez.