“Lo que no se mide no se puede mejorar. Y lo que no se mejora, se degrada siempre”. Lo dijo el físico y matemático William Thomson Kelvin, y se puede confirmar cada día en cualquier aspecto de nuestras vidas. En el mundo laboral, los indicadores son vitales para optimizar procesos, mejorar la toma de decisiones y aumentar la productividad y beneficios. Pero no todas las organizaciones saben cómo proceder al respecto, seleccionar y gestionar esos indicadores. Y si lo saben, en algunos casos, no disponen de las herramientas y programas informáticos necesarios para obtener esas métricas y poder actuar en consecuencia.
Por ello, disponer de un software completo y adecuado es imprescindible para poder detectar los puntos y áreas de mejora en cualquier organización, medirlos, compararlos y analizarlos. El objetivo es transformar en cifras y datos todo lo que ocurre en una empresa, con sus empleados, proyectos, trabajos… De este modo, cualquier gestor podrá tener un conocimiento real y actualizado de todo lo que tiene a su cargo y podrá tomar las decisiones necesarias para optimizar su trabajo y el de su equipo.
¿Pero cuáles son las métricas fundamentales que debemos extraer y analizar qué más repercuten en la productividad? Joan Pons, Ceo de Workmeter, explica que “hay numerosos parámetros cuyo análisis nos ayudaría a mejorar nuestros beneficios, independientemente del sector empresarial o del tamaño de la empresa. Hay que medir siempre para detectar zonas de mejora”. Para Joan Pons, las métricas imprescindibles por las que comenzar serían las siguientes:
- Actividad. Empieza cuando el empleado llega o inicia su jornada y termina cuando se marcha y concluye la jornada horaria. Las mediciones ayudarán a confirmar si se está cumpliendo la Ley de desconexión digital, la Ley de registro horario o la nueva Ley de trabajo a distancia. Analizar esos datos permitirán corregir alteraciones y evitar incluso sanciones legales por su incumplimiento.
- Tiempo invertido en proyectos, tareas y costes. Descubrir el tiempo que ha costado realizar cada proyecto o tarea por equipos y por empleado es de gran ayuda para optimizar recursos, distribuirlos mejor... Si no se conoce ese valor, estaremos actuando por inercia, sin ninguna información, y ello tiene su coste al final del año.
- Desarrollo de tareas y proyectos. Visualizar en tiempo real el avance de cada actividad y trabajos que hay en marcha en una organización garantizará el cumplimiento de los objetivos marcados. Las empresas que no miden y analizan durante el transcurso del proyecto suelen fallar en sus objetivos. Esta métrica nos aporta datos también sobre el funcionamiento y eficacia en cada tarea tanto de los equipos como de los empleados. Su análisis indicará si es más productivo reasignar tareas, reorganizar equipos o modificar planteamientos iniciales para llegar al objetivo.
- Productividad laboral, horario y pausas. Observar el mapa de horarios y productividad de cada profesional nos indicará si debemos cambiar su jornada laboral porque sea más productivo en ciertos momentos del día. Existen personas que trabajan mejor a primera hora del día y otras que lo hacen durante la tarde o incluso la noche. Si detectamos y atendemos a los denominados ciclos de energía de cada persona, aplicar la flexibilidad de horarios ayudará a aumentar la productividad del profesional y de la empresa. ¿Trabaja mejor con turno partido o necesita uno flexible para desarrollar sus tareas de la mejor manera? En varios países europeos se está extendiendo la semana laboral de 7 días. Una modalidad en la que el trabajador elige a qué horas y qué días trabajar. Lo importante es cumplir los objetivos. Los horarios prefijados y comunes en las empresas están siendo desplazados por modelos laborales más innovadores y adecuados a las necesidades actuales de organizaciones, profesionales y proyectos.
Gracias a estas mediciones, podremos gestionar y tomar decisiones mejor en los siguientes ámbitos:
· Empleo y gestión del tiempo total. Una vez conozcamos cómo desarrolla su jornada cada trabajador, en qué tareas o proyectos se detiene más y avanza o en cuáles está siendo más eficaz, obtendremos la métrica del desempeño, que ayudará a mandos y responsables a reasignar y distribuir tareas y cargas de trabajo de una forma equilibrada a partir de los datos obtenidos.
· Formación en la autogestión del tiempo a los trabajadores. Si los empleados se habitúan a controlar y gestionar sus propios tiempos, toda la organización gana. El trabajo actual más autónomo y deslocalizado implica más responsabilidad y autocontrol, tanto en el seguimiento de nuestros tiempos y tareas como en los objetivos, y sólo las herramientas digitales adecuadas lo permiten. Esta autogestión del tiempo mejorará directamente la conciliación familiar y el tiempo libre de cada profesional.
· Oficina vs teletrabajo. Un buen software de gestión de tiempos nos demostrará con datos si está siendo más productivo el trabajo desarrollado en la sede o a distancia y a tomar las decisiones necesarias para aumentar la productividad.