Cómo gestionar las notas de gastos de tu empresa de forma eficiente
Toda profesional autónomo y empresa, desde las más pequeñas a las más grandes, generan mensualmente un gran número de nota de gastos. Desde kilometrajes, manutención, pequeños consumos,…. son cientos los tiques que se acumulan y que hay que gestionar de manera adecuada para evitar los problemas que se pueden generar por su pérdida o deterioro y, especialmente su gestión, tanto interna para que el empleado pueda justificar y recibir el dinero correspondiente por esos gastos, y, por supuesto su correcta contabilización.
Cómo una aplicación te ahorra dinero y trabajo
Por todo ello, aprovecharte de todas las ventajas de la digitalización para gestionar todos los aspectos derivados de los pequeños gastos son una gran ventaja para todo tipo de organización.
Todo ello lo puedes encontrar en aplicaciones como Expensya. La primera gran ventaja es un ahorro en tiempo enorme para la organización, desde la persona que origina el gasto hasta el que hace el pago y su contabilización.
Todo ello se consigue con una gran mejora en la gestión en todas sus fases. En primer lugar, quien lo recibe, que puede escanear de forma inmediata a partir del móvil. Con ello, el que tiene la factura acaba con el riesgo de perder o deteriorarse la factura o tique, y, lo más importante, facilita que otra persona, ya sea dentro de la organización o su gestor si es autónomo pueda realizar su contabilización de forma sencilla con toda la validez legal.
No se trata de fotografiar una factura, sino de aprovechar todas las ventajas de la tecnología OCR para obtener toda la información necesaria en cuanto importe, IVA, tipo de gasto, etc.
Todo ello se consigue con un acceso remoto, desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, lo que facilita otro punto, el poder conocer los gastos en tiempo real. No habrá ya un montón de facturas apiladas en un cajón esperando para hacer una nota de gastos, según pagas y se genera el tique, esta puede ser escaneada y guardada en el sistema.
Almacenamiento y control de gastos
Con todo ello se consigue otra gran ventaja, eliminar los inconvenientes de almacenar todos estos tiques o facturas ya que la copia digitalizada tiene el mismo valor legal para la Agencia Tributaria. Además, se elimina otro riesgo, el de la pérdida de información o deterioro, ya que muchas tintas tienden a desaparecer con el tiempo.
Pero todas estas ventajas que se ven claras en la contabilidad financiera de la empresa y del autónomo también lo son en la contabilidad analítica y de costes. Gestionar centros de costes, controlar los costes por cada persona de la organización, por cada tipo de gastos, es ahora mucho más sencillo y accesible, incluso en tiempo real.
Cualquier gestor de proyecto o gerente podrá consultar estos datos, ver la rentabilidad de un proyecto o generar informes.
En definitiva, se conseguirá no solo un ahorro en tiempo, en dinero por la gestión de todo ese trabajo pero principalmente se mejorará la eficiencia de tu negocio.
