La importancia de un buen ERP en la empresa para evaluar la salud financiera y cumplir con los requisitos legales

El funcionamiento eficiente y coordinado de todas las áreas de una empresa es un factor clave que determinará su éxito: mantener a todos los departamentos conectados y asegurar el control y la trazabilidad de todos tus procesos. Es por ello que la implantación de un software planificación de recursos de empresa, un ERP, es concebida por muchas de ellas como una necesidad esencial.

Un software ERP es un sistema integral que administra diversas funciones empresariales en una única plataforma. El ERP es esencial porque centraliza datos y procesos clave, como finanzas, inventario, recursos humanos y operaciones, en una base de datos compartida. Esto permite a los departamentos trabajar con la misma información precisa y actualizada en tiempo real.

El ERP centraliza datos y procesos clave, como finanzas, inventario, recursos humanos y operaciones.

En definitiva, como explican desde la empresa de gestión empresarial Cegid, un programa de gestión ERP simplifica y automatiza tareas administrativas complejas. Permite también la generación de informes financieros, el seguimiento del inventario y el control de costos, optimizando la eficiencia operativa. Además, facilita la toma de decisiones al proporcionar datos precisos y análisis detallados sobre el rendimiento empresarial. 

Un ERP de sistemas de información se utiliza, así mismo, para coordinar los flujos de trabajo y procesos empresariales: al eliminar la duplicidad de datos y alinear las operaciones con las mejores prácticas, las empresas pueden mejorar la productividad y la rentabilidad.

Un programa de gestión ERP es fundamental para adaptarse a los cambios. Gracias a la información centralizada y un análisis en tiempo real, las empresas pueden anticipar demandas del mercado, identificar tendencias y ajustar sus estrategias en consecuencia. Se trata, por tanto, de un sistema multifuncional que mejora la eficiencia, facilita la toma de decisiones informada y proporciona la flexibilidad necesaria para adaptarse y crecer en un entorno empresarial dinámico. 

Contabilidad ágil para autónomos y pymes

De manera similar, una herramienta fundamental para muchas empresas es un programa de contabilidad, sobre todo para optimizar la gestión financiera de una empresa de tamaño reducido. Estos programas de contabilidad están diseñados específicamente para satisfacer las necesidades contables de autónomos y pymes, brindando funcionalidades que simplifican y agilizan los procesos contables y financieros.

Estos programas de contabilidad, como explica el grupo Cegid, tienen que ofrecer una variedad de funciones básicas indispensables entre las que se encuentran la contabilización automática de ingresos y gastos, la generación de informes financieros, la conciliación bancaria, la gestión de impuestos y la facturación.

Los programas de contabilidad para autónomos y pymes permiten la contabilización automática de ingresos y gastos.

El sistema para autónomos y pymes permite registrar y categorizar de manera eficiente todas las transacciones financieras, como compras, ventas, pagos y cobros. Esto facilita el seguimiento de los ingresos y gastos, lo que a su vez ayuda a mantener un control adecuado del flujo de efectivo y a tomar decisiones financieras más informadas.

Estos softwares de contabilidad ofrecen los resultados de análisis expuestos en gráficas y ratios de rentabilidad. Esto permite comparar tus balances de los últimos 5 años y simplifica el proceso de obtención de información clave para la toma de decisiones.

Otra funcionalidad importante de estos programas de contabilidad es la conciliación bancaria, que permite comparar y conciliar los registros contables con los estados de cuenta bancarios. Lo que ayuda a mantener un control adecuado del flujo de efectivo, pues, al reconciliar regularmente las transacciones bancarias, se pueden identificar rápidamente problemas de liquidez, como cheques devueltos o pagos no autorizados.

Una Ley Antifraude

El pasado 10 de julio de 2021, el Gobierno publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el Proyecto de Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal. Este nuevo marco legal también es conocido con el nombre de Ley Antifraude y tiene como principal objetivo combatir el fraude fiscal en el tejido empresarial español.

La nueva Ley Antifraude, que modifica la Ley General Tributaria, es una regulación que afecta principalmente a los procesos de gestión internos y a los programas informáticos de facturación y contabilidad. El texto de la ley, además, abarca una gran cantidad de aspectos con el fin de luchar contra el fraude fiscal: desde las criptomonedas hasta los pagos en efectivo. Pasando por la casuística de las sucesiones o todo lo que tiene que ver con las jurisdicciones no cooperativas.

La Ley Antifraude exige que los programas de gestión que soportan todos los procesos contables de facturación o de gestión, garanticen en todo momento ciertos aspectos para evitar desviaciones en la operativa. Como son la “integridad, conservación, legibilidad, trazabilidad, accesibilidad e inalterabilidad de los registros”. La Ley Antifraude tiene como objetivo acabar con la producción y la tenencia de soluciones informáticas que permitan manipular y modificar los datos contables y de gestión.

La Ley Antifraude es una regulación que afecta a los procesos de gestión internos y a los programas informáticos de facturación y contabilidad / Foto: Cegid.

Si no se cumplen con los requisitos de la ley antifraude, las empresas se verán expuestas a sanciones y posibles multas económicas que pueden alcanzar los 150.000 € para las empresas fabricantes de software y los 50.000 € para las empresas que presenten algún tipo de anomalía por cada ejercicio fiscal de utilización.

La reforma del software antifraude entró en vigor el 11 de octubre de 2021. Sin embargo, todavía está pendiente el reglamento referente a los requisitos del software. La fecha prevista para que entre en vigor esta parte era el 1 de julio de 2024, pero previsiblemente se retrasará a 2025. Así, los principales desarrolladores de software permanecen en contacto con los organismos pertinentes para esquivar posibles sanciones y garantizar que se cumple con toda la normativa en cuestión.

Entre las medidas más destacadas que introduce la Ley Antifraude está la introducción de un sistema de emisión de facturas verificables o sistema VeriFactu. El objetivo de este sistema es que las empresas generen un registro por cada factura emitidas y remitan directamente a Hacienda las facturas cuando se emitan. 

Contar con este tipo de sistemas de gestión empresarial agiliza el funcionamiento de los diferentes departamentos y garantiza un control efectivo de los recursos. Además, estos programas resultan esenciales para evaluar la salud financiera de la empresa y para cumplir con los requisitos legales y fiscales.