La importancia en las empresas y profesionales de custodiar y destruir documentación

En plena era digital, en la que muchas veces es noticia el robo de información en bases de datos online, la información en papel sigue siendo parte importante tanto en su custodia segura durante los plazos legales como la posterior destrucción de documentos con datos confidenciales y hacerlo de la mano de los mejores profesionales como Allsafedocuments.es.

Razones para la destrucción de documentos son muchas, incluso, usted como particular guarda mucha información muy sensible: personal, financiera… que en malos manos puede llevarle a problemas, como suplantación de identidad. En una empresa, estos riesgos son mucho mayores. No solo tienen datos personales de un individuo, si no lo tiene de decenas o incluso cientos de ellos, y algunos llenos de información.

Por ejemplo, imaginen los servicios de una gestoría hipotecaria, a las que la entidad financiera subcontrata la realización de buena parte de los servicios antes y después de la firma del préstamo. En sus expedientes, que deben mantenerse al menos cuatro años y medio de la liquidación de los impuestos (Transmisiones Patrimoniales, Actos Jurídicos Documentados) están datos personales, financieros e incluso un análisis de riesgo entre mucha otra información. ¿Dejarías la destrucción de estos datos en cualquier mano?

La importancia de una destrucción segura

Los servicios de Allsafedocuments proporcionan la seguridad de que esta información confidencial no dejará rastro. Es importante, por supuesto, cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos, las sanciones pueden ser muy graves e incluso alcanzar los 600.000 euros. Pero todo ello, es resultado de no cumplir una obligación fundamental para toda empresa o profesional, el deber de custodia, que finaliza cuando se destruye correctamente la documentación sin que pueda hacerse uso de esta posteriormente.

Opciones hay muchas, como pueden ver en este artículo, pero lo importante es que cumplan el objetivo, ya sea por razones legales, de falta de espacio o simplemente porque se busque una destrucción ordenada y medioambientalmente responsable.

Por qué dejar la destrucción de documentación en manos expertas

Lo primero que piensa una empresa o profesional (y más aún un particular) es destruir la documentación por si misma, ya sea manualmente o comprando una solución de destrucción que se pueden adquirir en servicios de ofimática, papelería o comercios online. ¿Es esta la mejor solución?

La custodia de la información finaliza con su correcta destrucción

En realidad, existen muchos puntos en contra que hay que evaluar. El primero es el coste. Existen múltiples soluciones para destruir, algunas aparentemente económicas, pero son precisamente estas las menos adecuadas. En primer lugar, su nivel de destrucción es bajo; es decir, en muchos casos y en manos de los “malos” estos documentos que se pueden recuperar cuando los arrojes en un contenedor de papel pueden en muchos casos reconstruirse y con ello generar importantes perjuicios. Además, estas destructoras exigen un mayor esfuerzo a quien los destruye (tienen que hacerlo con pocas hojas y además muchas veces las máquinas se recalientan y hay que esperar para reanudar el trabajo), gastando un tiempo que puede utilizar en tareas más productivas. Si compras una máquina de mejores prestaciones, estarías haciendo una importante inversión para una tarea que no es rutinaria, asumiendo un elevado coste.

Por el contrario, la subcontratación en compañías especializadas en destrucción es garantía para conseguir los mejores resultados, la seguridad de una destrucción completa de la documentación y un trabajo experto en todo el proceso, desde el traslado, manipulación, destrucción y gestión de los residuos. Todo ello cumpliendo todo lo exigido por la Ley Orgánica de Protección de Datos en el que debes especificar cómo has destruido esa información confidencial. Así, ahorrarás espacio, ahorrarás tiempo y dinero y finalizarás con total seguridad y garantía un proceso tan sensible como la gestión de información confidencial.