El teletrabajo lleva a menos costes por empleado y nuevas oportunidades para rentabilizar los espacios

La pandemia ha forzado a muchas empresas a enviar a sus empleados a teletrabajar desde casa. Diversos estudios estiman que el trabajo en modo remoto ha aumentado del 5% al 40% en 2020 en España, país cuya cultura laboral más presencialista y ligada al modelo tradicional de larguísimas jornadas laborales mantenía al mínimo el número de puestos de trabajo a distancia.

Apenas el 6% de los españoles teletrabajaba cuando llegó la pandemia, según un estudio del CIS (Centro de Investigaciones Sociológicas). Pero muchas empresas han descubierto ahora que el teletrabajo funciona, la desconfianza inicial se ha desvanecido con el avance de los proyectos y además, los empresarios han confirmado que la productividad ha crecido y se ha ahorrado dinero. Ahorro en infraestructuras, locales, oficinas, energía, suministros y aparatos electrónicos, viajes, coches de empresa, eventos físicos… Algunos análisis cifran entre 1.000 y 5.000 euros la cantidad que se podría ahorrar por trabajador al año. Global Workplace Analytics, dedicada a la investigación y consultoría sobre los empleados, estima el ahorro medio en inmuebles con teletrabajo a tiempo completo en unos 9.000 euros al año por empleado.

Por otra parte, los trabajadores también ahorran en desplazamientos dinero y mucho tiempo que pueden dedicar a descansar más, trabajar o conciliar, lo que repercute en el aumento de la productividad del empleado y en su nivel de satisfacción general. Por supuesto, también mejora la calidad del aire al reducirse una gran cantidad de desplazamientos urbanos.

La postura del Gobierno y los sindicatos

Sin embargo, aún son muchas las empresas que se mantienen reacias a introducir o avanzar en el teletrabajo. Con el confinamiento de marzo pasado ya lejos, numerosas compañías han obligado a sus plantillas a regresar a su puesto en la oficina. Ello a pesar de las últimas olas de la pandemia y los altos índices de contagio que hemos sufrido. Las plataformas sindicales mayoritarias UGT y CCOO han constatado este regreso al puesto físico de trabajo, lo que confirma las resistencias que aún mantienen numerosos empresarios a apostar por el trabajo a distancia. Por ello, en enero pasado, en plena tercera ola, volvieron a pedir la implantación del teletrabajo para evitar más contagios.

Por otro lado, las autoridades del Gobierno se han mantenido en un plano más discreto evitando implicarse demasiado en estos momentos ni enfrentarse con el colectivo empresarial, es decir, si al inicio de la pandemia declararon obligatorio el teletrabajo, ahora simplemente se han limitado a recomendar el trabajo en remoto “cuando sea posible”.

Una gran mayoría de expertos coincide en la necesidad de impulsar el teletrabajo en España para colocarlo a niveles del resto de los socios comunitarios. En comparación con la media europea, en 2018 la media de teletrabajo entre asalariados en Europa era del 11,6% mientras que en España apenas llegaba al 3,6%. En cuanto a los autónomos, los europeos que trabajan en remoto llegan al 35,9%. En España lo hace el 28%. Son datos aportados por un amplio análisis de la investigadora de la Universidad Complutense de Madrid, Raquel Sebastián, publicado por ESADE. Sebastián considera decepcionantes estos datos para el país.

Son, por tanto, varias las causas por las que el teletrabajo no acaba de expandirse ni siquiera en las circunstancias actuales de pandemia pero, de entre todas, destacan junto a la cultura presencialista del entorno laboral, la escasa o nula adaptación tecnológica, la necesidad de control continuo de quienes ocupan puestos de responsabilidad así como la necesidad de utilizar y rentabilizar los inmuebles e instalaciones que ya poseen las empresas.

En cuanto al presencialismo, la evolución natural del mundo laboral está modificándolo excepto en algunos sectores más tradicionales. El control de los empleados y del trabajo se gestiona ya a través de otras estrategias e incluso de las nuevas tecnologías. Y por lo que respecta a la rentabilidad y amortización de las infraestructuras e instalaciones de producción o trabajo, también se perciben cambios. Sólo habría que pensar cuánto podría ganar una empresa si optimizara sus espacios de trabajo, es decir, si pudiera sacar partido y rentabilizar esas oficinas e infraestructuras mientras sus empleados están trabajando en casa. Esta solución ya existe.

 En los últimos años se ha desarrollado un novedoso modelo basado en alquilar los espacios que las empresas dejan de usar durante ciertas horas al día. El objetivo es optimar las instalaciones, la infraestructura e incluso el mobiliario y herramientas de trabajo que quedan libres mientras los usuarios habituales están teletrabajando. De esto modo se saca el máximo partido económico a las áreas de trabajo.

Se trata de un modelo que ya existía y que nació pensando en los modelos laborales del futuro, pero la llegada de la pandemia le ha ha proporcionado un impulso considerable. Consiste en alquilar por horas o por días los espacios, a través de plataformas que los ponen al alcance de cualquiera que pueda necesitarlo. Es, en definitiva, una manera de flexibilizar los recursos físicos de la empresa y los espacios de trabajo y ponerlos a disposición de cualquier trabajador. Se aplica el mismo concepto de otras realidades más asentadas como vehículos o casas. Compartir y optimizar el uso de dicho producto.

Opiniones profesionales

En España, una startup lidera desde hace anos la gestión de los espacios laborales de grandes compañías que disponían de sistemas mixtos con diferentes horarios de teletrabajo para sus empleados. Bookker confirma que la demanda aumenta y el modelo está en expansión. Miguel Ángel Orellana, CEO de Bookker, subraya que “la Covid-19 ha acelerado las necesidades de las empresas de apostar por modelos flexibles de ocupación que permitan optimizar los gastos, incrementen la eficiencia productiva y garanticen seguridad de los trabajadores”. Multinacionales españolas han implantado este modelo que, añade Orellana, “ayuda a conciliar a los trabajadores porque permite flexibilizar aun más los sistemas de teletrabajo que tienen las empresas, alineándolos con las necesidades de trabajo presencial que haya en cada momento”.

Bookker localiza espacios de trabajo en todo el mundo y su funcionamiento es sencillo. Una aplicación móvil abre un mapa con las instalaciones o emplazamientos disponibles para que un trabajador pueda sentarse con su ordenador. Cualquier ente, empresa u organismo puede ofrecer sus instalaciones, incluso bibliotecas, hoteles, centros de coworking, feriales.... Tras dos meses de su implementación, Bookker asegura que puede lograr  un ahorro superior al 30% en el real estate, un ROI del 90% y una mejora de la eficiencia superior al 35% en el uso de espacios y tiempos de reserva. 

De este modo, las empresas podrían convertir sus inmuebles en ingresos directos rentabilizando ese espacio que ahora, con el trabajo a distancia, está infrautilizado y ocasiona gastos. Fandit, otra startup española dedicada a gestionar subvenciones públicas, es un ejemplo. Según su CEO, Pedro Robles, “utilizamos apenas tres veces la oficina alquilada en febrero de 2020, porque el confinamiento nos sorprendió de inmediato”. Ahora han pasado de dos a siete empleados y necesitan un espacio más amplio. Robles confirma que “ha aumentado el interés por las subvenciones públicas para hacer frente a los gastos derivados del teletrabajo. Sobre todo porque políticos y medios de comunicación están hablando de ellas todos los días. No obstante, su impacto en la calle ha sido limitado y muchas empresas están todavía peleando con este problema”, concluye el CEO de Fandit.

Queda mucho por hacer para lograr la transición hacia una implantación definitiva del teletrabajo. El confinamiento nos han forzado a experimentarlo como única alternativa y cada día aparecen nuevas herramientas que ofrecen infinitas posibilidades y que facilitan el camino a las empresas y a los trabajadores hacia una realidad laboral más productiva, práctica, flexible y mejor integrada en las vidas de los empleados. En suma, el futuro del trabajo pasa por optimizar recursos humanos, económicos y físicos que incrementarán los beneficios de empresas y trabajadores. Alineando trabajadores, empresas y sistemas de trabajo podremos alcanzar la meta del Talento 4.0.